Internkontroll
Fasadgruppens arbete med intern styrning och kontroll ska säkerställa att den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, korrekt och tillförlitlig i enlighet med tillämpliga lagar och regler.
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör basen för den interna styrningen och kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Den definieras genom policyer, instruktioner och riktlinjer och upprätthålls med hjälp av Fasadgruppens organisationsstruktur med tydligt ansvar och befogenheter baserade på gemensamma värderingar. Fasadgruppens styrelse har etablerat tydliga processer och arbetsordningar för sitt arbete och för arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören. För den finansiella rapporteringen har styrelsen inrättat ett revisionsutskott. Fasadgruppens viktigaste finansiella styrdokument omfattar investeringspolicy, finanspolicy, attestinstruktion, informations- och insiderpolicy, policy för riskhantering och internkontroll, ekonomihandbok och bolagsstyrningspolicy.
Riskbedömning
Fasadgruppen genomför årligen en riskanalys med syftet att säkerställa korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering och redovisning i enlighet med tillämpliga lagar, regler och redovisningsstandarder. Riskanalysen sker som en del av affärsplaneringen för att ge en samlad riskbedömning där syftet är att identifiera, värdera och hantera risker som hotar koncernens affärsidé, vision och mål. Fasadgruppen utgår från definitionen av risk som ’En framtida händelse som hotar organisationens förmåga att uppnå sin vision och sina långsiktiga mål’. Riskbedömningen sker inom riskkategorierna:
- Omvärldsrisker
- Operativa risker
- Finansiella risker
Därutöver beaktas även Revisorernas iakttagelser från bland annat förvaltningsrevisionen. De identifierade riskerna bedöms baserat på:
- Påverkan på affärsidé, vision och mål
- Sannolikhet att risken kommer att inträffa inom planeringsperioden
- Effektivitet i befintliga kontrollåtgärder
I riskbedömningen ingår att identifiera risker som kan uppstå om de grundläggande kraven på den finansiella rapporteringen (fullständighet, riktighet, värdering och rapportering) i koncernen inte uppfylls samt risk för förlust eller förskingring av tillgångar. För identifierade kritiska risker genomlyses processerna och tillhörande interna kontroller i syfte att minimera risken. Verkställande direktör rapporterar identifierade risker till revisionsutskottet och styrelsen som fattar beslut om vilka risker som är mest väsentliga att beakta för att säkerställa en god intern kontroll inom den finansiella rapporteringen.
Exempel på områden som anses mest väsentliga att fokusera på är antaganden kopplade till succesiv vinstavräkning inom projektredovisningen, redovisningen av förvärv samt värdering av goodwill och varumärken.
Kontrollaktiviteter
Fasadgruppen har inrättat ett antal kontrollaktiviteter för respektive huvudprocess av sådant som ska vara etablerat och fungera i riskhanteringsarbetet. Aktiviteterna utgör viktiga verktyg som möjliggör för styrelsen att leda och utvärdera information från bolagsledningen, säkerställa effektivitet i koncernens processer och ta ansvar för identifierade risker.
Utvärdering och rapportering
Fasadgruppen har en koncernövergripande övervakningsprocess genom vilken verksamheter och funktioner följer upp kontrollaktiviteterna och återrapporterar status. En självutvärdering av internkontrollens effektivitet genomförs årligen för samtliga processer. Verkställande direktören är ansvarig för att presentera resultatet för revisionsutskottet och styrelsen.
Information och kommunikation
Fasadgruppens kommunikation ska vara långsiktig och förenlig med koncernens varumärke, vision, affärsidé, strategier, mål och värderingar. Informationen ska vara korrekt, relevant och tydlig i enlighet med tillämpliga lagar och regler. I syfte att främja fullständig och korrekt informationsgivning i den finansiella rapporteringen har Fasadgruppen en av styrelsen antagen information- och insiderpolicy som bland annat innehåller riktlinjer för hantering av insiderinformation och andra externa informationsskyldigheter. Samtliga styrande dokument finns tillgängliga via Fasadgruppens intranät.
